¿CÓMO ORGANIZAR UN EVENTO AL DETALLE?
El equipo del hotel Convención tiene en mente las necesidades del organizador experimentado y pone al mismo tiempo un especial interés en quienes organizan por primera vez un evento o están menos relacionados con los aspectos que lo integran.
Por esta razón en la sección AL DETALLE, hacemos un resumen de los elementos básicos de decisión para ayudar a elegir lo que más conviene a tu evento. Desde la distribución de la sala hasta el catering de apoyo, podrá valorar qué elementos necesitará.
En las siguientes sección hecemos un recorrido por los elementos básicos a la hora de organizar un evento.
DISTRIBUCIÓN DE ASISTENTES EN LOS SALONES
Este apartado hace referencia a la forma de colocar las mesas en la sala.
Depende fundamentalmente de 2 variables: Número de participantes y nivel de interactuación de los mismo.
Banquete
Distribución en mesas redondas de 8 comensales cada una.
Es ideal para la celebraciones, cenas de gala y almuerzos de trabajo con un tiempo de duración amplio.
La distribución en banquete puede o no llevar una mesa presidencial.
Escuela
Se sitúa un escenario a modo de presidencia, para los ponentes. El resto de asistentes se disponen en filas de mesas rectangulares mirando hacia la presidencia.
El montaje en escuela es idóneo para eventos donde los asistentes deban tomar notas o consultar documentos, para lo que se dispone un pequeño espacio para el material de trabajo.
Teatro
Se coloca en la sala un escenario a modo de presidencia para los ponentes, El resto de asistentes u oyentes se disponen en filas de sillas.
Este montaje es perfecto para ponencias, charlas y cualquier evento en el que los clientes no tengan que tomar notas. Admite un gran número de asistentes.
En "U"
Como su nombre indica, es un conjunto de mesas unidas entre sí, que forman una “U”, En la parte abierta se situa el ponente.
Este montaje es ideal para formaciones donde todos los participantes deban interactuar entre sí. No son recomendables para formaciones de más de 25 asistentes.
Cabaret
Similar distribución a banquete pero sólo se disponen sillas en un lado de la mesa para facilitar la atención hacia un punto de la sala: Escenario, atril, tribuna o mesa de cabecera.
Es una distribución muy utilizada para formaciones donde se requiera toma de notas e interactuación entre los ocupantes de una mesa.
Consejo
En el montaje en consejo se dispone una gran mesa alargada donde los asistentes se sitúan en torno a ella ocupando todos sus extremos.
El consejo suele estar presidido y otorga gran valor a los participantes del mismo favoreciendo la interactuación.
Imperial
Cocktail
CATERING
Todo evento de una duración de al menos media jornada requiere de servicios de restauración.
Son no sólo una necesidad sino una oportunidad de causar una mejor impresión del evento entre los asistentes.
Los siguientes son ejemplos de sercicios de restauración en Eventos.
Almuerzo de trabajo o ejecutivo
El menú se sirve en una sala aparte. Se disponen mesas para 6 comensales. Los menús deben de ser ligeros y servidos de forma ágil y con poco espacio entre platos. Los platos son servidos en mesa por el personal del restaurante.
Este servicio permite la interactuación entre los grupos, favorece el descanso y crea un buen impacto general en el evento.
Almuerzo Buffet
Similar al almuerzo de trabajo con la diferencia de la ubicación de una mesa central buffet.
Permite una mayor libertad de elección de productos y cantidades y resulta más económico y rápido.
Finger Buffet
Literalmente “Buffet con los dedos”. De uso cada vez más extendido. Se dispone una mesa o más mesas buffet de comida y bebida con la particularidad de disfrutarla de pie. Todos los productos son de pequeño tamaño tipo aperitivo.
El salón dispone de mesas de apoyo.
Ideal para descansos de comida relativamente rápidos donde se quiere motivar la interactuación entre participantes. A su vez esta modalidad ligera de servicio permite una rápida continuidad de la sesión del evento.
Almuerzo-cena de banquete o gala
Es la modalidad más formal de servicio de restauración. Tanto los menús, productos y presentación requieren de una atención más cuidada.
Ideal para celebraciones y comidas con motivo de ocasiones especiales.
Cocktail
Servido por el personal de sala, consta de una variedad de aperitivos salados y bebidas dispuestos en bandejas.
Ideal como reclamo de una presentación o como broche final de un evento.
Pausa Café o Coffee Break
Un servicio rápido de café o té complementado con algún elemento de comida ligero.
De corta duración, ayuda a dar un respiro, estirar las piernas y continuar posteriormente con dinamismo.
